Coronavirusen har lagt landet ned
Det føles som science-fiction og lyder som en børnebog:
Gør som Dronningen og Søren & Mette siger
Men det er desværre virkeligheden for alle danskere, og størstedelen af Europa. Heldigvis er vi ikke ligeså hårdt ramt som Italien. Lad os gøre vores for at det forbliver sådan.
Mange af os forsøger så vidt muligt at arbejde hjemmefra, som var vi på kontoret. Men vi er ikke på kontoret, hvor IT-afdelingen passer på os og kollegaerne sidder ved siden af og kan spørges. Og derfor skal vi tænke os om.
De cyberkriminelle er iskolde, og gør hvad de kan for at udnytte situationen til deres fordel. Primært forsøger de sig med e-mails: Har I fået opsat den nye e-mail sikkerhedsscanner fra Office365? Den er også meget effektiv overfor spam-mails.
Hvordan kommunikerer I, kollegaerne imellem?
I kan enten bruge Teams, som er en del af de fleste Office365 abonnementer.
Det er næsten som at være på kontoret. Vi har ofte et videolink åbent, så det nærmest føles som om man sidder ved siden af hinanden. Det er let at chatte og dele filer den vej. Og SIKKERT.
Eller I kan bruge den gode sikre e-mail: Kører I Office 365? Så er mails kollegaerne imellem sikkert. I kan dele personfølsomme oplysninger imellem jer uden problemer.
Men skal de ”ud af huset”, altså sendes til en uden for jeres e-mail-domæne, så SKAL de sendes krypteret, hvis de indeholder personfølsomme oplysninger. Ja, CPR-numre er personfølsomme, det ved alle. Men et telefonnummer kombineret med et navn, eller en adresse? Eller helbredsoplysinger? Er det personfølsomt? JA, det er det! Heldigvis kan det opsættes i Office 365, så I kan sende krypteret.
Vi hjælper jer gerne med at få
- Opsat jeres Office 365 scanner, så I ikke modtager virus og phishing-mails
- Opsat Microsoft Teams, så I kan samarbejde sikkert
- Opsat Office 365, så I kan sende krypterede/sikre mails med Information Rights Management / Office 365 Message Encryption
Her følger et par gode råd om hjemmearbejde
Gode råd til organisationen
• Sørg for at der kan kommunikeres med alle medarbejdere, og at de er bekendt med de besluttede kommunikationskanaler.
• Vær opmærksom på det øgede trusselsbillede, hvor kriminelle prøver at udnytte denne situation. De vil f.eks. forsøge at udbrede ransomware og sende phishinglinks og -sms’er, under dække af corona.
• Sørg for at medarbejderne kender processerne for fjernadgang, og tester, at de virker (f.eks. VPN, fler-faktor autentifikation osv.)
• Sørg for at infrastrukturen der understøtter fjernadgangen, har kapacitet og licenser nok til at dække det øgede antal brugere, der skal have samtidig adgang.
• Sørg for at automatisk opdatering af medarbejdernes arbejdscomputere også virker, når de arbejder hjemmefra. Hvis dette ikke er en mulighed, skal medarbejderne mindes om at opdatere dem jævnligt.
• Sørg for at være bevidst om risici ved eventuelle midlertidige adgange eller tilladelser, og at revurdere dem når behovet ikke længere er til stede.
• Når situationen er normal igen, så husk at opsamle erfaringerne til at forbedre fjernadgang, processer og beredskabsplaner.
Gode råd til medarbejderen
• Brug de værktøjer og kommunikationskanaler din arbejdsplads stiller til rådighed (Teams, VPN, direkte opkobling Sharepoint eller andre sikre services)., og husk at sikkerhedspolitikkerne også gælder når du arbejder hjemmefra.
• Vær for eksempel opmærksom på regler for brug af f.eks. private mailkonti og filudvekslingstjenester (Teams, OneDrive, Sharepoint, Dropbox etc.).
• Hvis din arbejdscomputer ikke holdes opdateret automatisk, skal du huske at holde den opdateret selv.
• Test at din fjernadgang virker, så eventuelle problemer kan afhjælpes med det samme.
• Vær opmærksom på evt. falske mails eller sms, som du modtager under dække af nyheder om corona. I disse dage kan man ikke lige spørge sidemanden.
• Husk også at beskytte den fysiske adgang til din arbejdscomputer, når du arbejder hjemmefra.
Hvis man har papirer med oplysninger om fysiske personer, så sørg for både at opbevare og skaffe dem af vejen på betryggende vis.
Hvis der opstår et akut behov for at lagre dokumenter lokalt (på enheden), så sørg for, at:
• Enheden eller filen med dokumentet er krypteret.
• Ingen andre (heller ikke børnene...) har adgang til enheden.
• I har styr på den aktuelle version af filen, så data ikke fortabes eller bliver forkerte.
• Filen bliver uploadet til sagsbehandlingssystemet så snart det er muligt - og at den lokale kopi derefter straks slettes. (Eks. Hvis internetforbindelsen forsvinder pga. overbelastning).
Det er en helt særlig situation, og vi skal alle finde en måde at arbejde på i denne nye kontekst. Hvis vi husker på de gode vaner om databeskyttelse, vi allerede har taget til os - og også bruger dem, når vi arbejder hjemmefra - så passer vi også på hinanden på denne måde.
(Kilde: Datatilsynet og Center for Cybersikkerhed)
Jo bedre vi passer på os selv og hinanden, desto hurtigere er det overstået.
